KSeF w firmie. Czy każdy pracownik powinien widzieć wszystkie faktury?
Faktury zakupowe, koszty działalności, dokumenty dostawców, usługi doradcze i wydatki zarządu. Czy wszystkie te informacje powinny być widoczne dla każdego pracownika firmy?
Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy muszą zwrócić uwagę nie tylko na sposób wystawiania i pobierania faktur, ale również na bezpieczeństwo dostępu do dokumentów finansowych.
KSeF nie jest publiczną bazą faktur. Dostęp do dokumentów mają osoby i podmioty posiadające odpowiednie uprawnienia.
Problem pojawia się wtedy, gdy pracownik otrzymuje zbyt szeroki dostęp do dokumentów przedsiębiorstwa.
W KSEBridge to właściciel firmy decyduje, które stanowiska mogą korzystać z aplikacji, jakie funkcje są dla nich dostępne oraz które faktury zakupowe mogą być widoczne na danym stanowisku.
Co więcej, KSEBridge umożliwia korzystanie z aplikacji na wielu stanowiskach bez dodatkowych opłat za każdy kolejny komputer.
Dlaczego kontrola dostępu do faktur w KSeF jest ważna?
Wyobraź sobie firmę zatrudniającą kilkunastu pracowników. Dokumenty obsługują osoby z różnych działów: księgowości, zakupów, magazynu oraz administracji.
Każda z tych osób potrzebuje dostępu do innych informacji.
- Księgowość może potrzebować dostępu do wszystkich faktur zakupowych.
- Dział zakupów powinien pracować przede wszystkim z dokumentami swoich dostawców.
- Magazyn może potrzebować faktur dotyczących materiałów i transportu.
- Właściciel firmy może potrzebować pełnego obrazu dokumentacji.
Czy pracownik magazynu musi widzieć faktury za doradztwo prawne? Czy osoba zamawiająca materiały musi znać koszty samochodów zarządu?
Nie. Dostęp do faktur powinien wynikać z rzeczywistych obowiązków pracownika.
Właśnie dlatego KSEBridge wyposażono w system zarządzania stanowiskami i uprawnieniami.
KSEBridge. Ty decydujesz, kto widzi faktury Twojej firmy
KSEBridge posiada internetowy panel administracyjny, dzięki któremu właściciel firmy może zarządzać dostępem do aplikacji na poszczególnych stanowiskach.
Nie trzeba udostępniać wszystkim pracownikom dokładnie tych samych funkcji.
1. Zatwierdzanie nowych stanowisk
Nowy komputer nie otrzymuje automatycznie dostępu do firmowych dokumentów.
Po uruchomieniu KSEBridge na nowym stanowisku wymagane jest jego zatwierdzenie przez osobę zarządzającą dostępem firmy.
KSEBridge identyfikuje instalację aplikacji oraz konto użytkownika Windows.
Pozwala to odróżnić poszczególne stanowiska, nawet jeżeli pracownicy korzystają z komputerów podłączonych do tej samej sieci firmowej.
Właściciel może kontrolować, które stanowiska zostały zatwierdzone, a które nie powinny mieć dostępu do aplikacji.
2. Osobne uprawnienia do funkcji programu
Nie każdy pracownik musi posiadać dostęp do wszystkich modułów KSEBridge.
W ramach zarządzania uprawnieniami można kontrolować dostęp między innymi do obszarów:
- Faktury zakupowe z KSeF.
- Moje faktury w KSeF.
- Wystawianie faktur.
- Obsługa faktur wysłanych.
Dzięki temu stanowisko przeznaczone do obsługi zakupów nie musi mieć identycznych możliwości jak komputer osoby odpowiedzialnej za sprzedaż.
Uprawnienia są konfigurowane oddzielnie dla poszczególnych stanowisk.
3. Kontrola faktur zakupowych według NIP dostawcy
To jedna z najbardziej praktycznych funkcji administracyjnych KSEBridge.
Możesz zdecydować, od których dostawców pracownik zobaczy faktury zakupowe w aplikacji.
KSEBridge udostępnia trzy sposoby konfiguracji widoczności dokumentów.
Tryb Wszyscy
Stanowisko może przeglądać faktury zakupowe od wszystkich dostawców dostępnych dla firmy w ramach odpowiednich uprawnień.
To rozwiązanie może być odpowiednie dla księgowości lub właściciela firmy.
Tryb Zakazane NIP
Pracownik może przeglądać faktury zakupowe z wyjątkiem dokumentów pochodzących od dostawców znajdujących się na liście zablokowanych numerów NIP.
Przykładowo możesz ograniczyć widoczność dokumentów dotyczących kancelarii prawnej, doradztwa finansowego lub określonych usług.
Tryb Dozwolone NIP
Pracownik widzi faktury zakupowe wyłącznie od dostawców wskazanych przez właściciela firmy.
To rozwiązanie szczególnie przydatne dla działów zakupów, magazynów oraz pracowników obsługujących określoną grupę kontrahentów.
Jeżeli lista dozwolonych NIP jest pusta, stanowisko nie otrzymuje dostępu do faktur zakupowych w tym trybie.
Przykład. Jedna firma, pięć komputerów i różne uprawnienia
Załóżmy, że w przedsiębiorstwie z KSEBridge korzysta pięć stanowisk.
- Stanowisko właściciela: szeroki dostęp do dokumentów i funkcji aplikacji.
- Stanowisko księgowości: obsługa faktur zakupowych i sprzedażowych.
- Stanowisko zakupów: faktury wyłącznie od wskazanych dostawców materiałów.
- Stanowisko magazynu: dostęp do dokumentów dostawców logistycznych i magazynowych.
- Stanowisko sprzedaży: obsługa funkcji związanych z fakturami sprzedażowymi.
Wszystkie stanowiska mogą korzystać z KSEBridge w ramach abonamentu firmy.
Poszczególne stanowiska mają własne ustawienia dostępu, dzięki czemu każdy pracownik może korzystać z funkcji potrzebnych do wykonywania swoich obowiązków.
KSeF na wielu komputerach bez dodatkowych opłat za stanowiska
Wybierając oprogramowanie biznesowe, warto sprawdzić nie tylko cenę abonamentu, ale również sposób licencjonowania stanowisk.
Czy kolejne stanowisko wymaga dokupienia osobnej licencji? Czy zatrudnienie dodatkowego pracownika zwiększy koszt programu?
W KSEBridge nie pobieramy dodatkowych opłat za każde kolejne stanowisko komputerowe.
W ramach abonamentu firmy możesz korzystać z aplikacji na wielu komputerach, przy zachowaniu mechanizmu zatwierdzania stanowisk i konfiguracji uprawnień.
Oznacza to, że:
- Nie musisz kupować osobnej subskrypcji na każdy komputer.
- Możesz przydzielać uprawnienia poszczególnym stanowiskom.
- Nowe stanowisko wymaga zatwierdzenia przed uzyskaniem dostępu.
- Możesz organizować pracę kilku działów w ramach jednego abonamentu firmowego.
- Limit wysyłanych faktur wynika z wykupionego planu, a nie z liczby zainstalowanych stanowisk.
Pracujesz na dwóch, pięciu albo dziesięciu komputerach? Nie płacisz osobno za każdy komputer korzystający z KSEBridge.
Warto pamiętać, że KSEBridge wykorzystuje lokalne bazy dokumentów. Praca na wielu komputerach nie oznacza automatycznego utworzenia jednej, wspólnej bazy synchronizowanej pomiędzy wszystkimi stanowiskami.
Czy KSEBridge zastępuje uprawnienia nadawane w KSeF?
Nie. KSeF i KSEBridge posiadają odrębne mechanizmy kontroli.
Ministerstwo Finansów zarządza uprawnieniami do korzystania z samego systemu KSeF.
W KSeF określa się między innymi prawo do wystawiania faktur i prawo do dostępu do dokumentów.
KSEBridge zapewnia dodatkową kontrolę sposobu korzystania z danych wewnątrz aplikacji firmy.
Ograniczenia skonfigurowane w KSEBridge nie odbierają samodzielnie uprawnień nadanych danej osobie bezpośrednio w KSeF.
Jeżeli pracownik posiada szerokie uprawnienia w samym KSeF, może potencjalnie korzystać z nich także poprzez inne autoryzowane narzędzia.
Dlatego prawidłowe bezpieczeństwo wymaga odpowiedniego zarządzania dostępem zarówno w KSeF, jak i w KSEBridge.
Bezpieczeństwo danych. Faktury pozostają lokalnie
KSEBridge jest aplikacją desktopową przeznaczoną dla komputerów z systemem Windows.
Pobrane dokumenty są przechowywane w lokalnej bazie aplikacji, zamiast trafiać do dodatkowego centralnego archiwum faktur obsługiwanego przez dostawcę KSEBridge.
Twoje dokumenty finansowe pozostają w środowisku Twojej firmy.
Sama wymiana faktur z KSeF odbywa się przez oficjalny system Ministerstwa Finansów.
W połączeniu z zatwierdzaniem stanowisk i kontrolą uprawnień pozwala to lepiej organizować dostęp do firmowej dokumentacji.
Przeczytaj również: Dlaczego lokalna baza faktur ma znaczenie dla bezpieczeństwa danych?
Jeden program do wystawiania, pobierania i kontrolowania faktur
KSEBridge to nie tylko narzędzie do zarządzania uprawnieniami.
W ramach aplikacji możesz również:
- Wystawiać faktury za pomocą wbudowanego formularza.
- Przygotowywać dokumenty zgodne ze strukturą FA(3).
- Wysyłać faktury sprzedażowe do KSeF.
- Pobierać faktury zakupowe w formatach XML i PDF.
- Przeglądać własne faktury z KSeF.
- Korzystać z lokalnej bazy dokumentów.
- Kontrolować dostęp poszczególnych stanowisk.
- Integrować KSeF z istniejącym oprogramowaniem biznesowym, przy zgodności obsługiwanego formatu dokumentów.
Wszystko w jednej aplikacji, z możliwością korzystania na wielu stanowiskach bez dodatkowej opłaty za każdy komputer.
Ile kosztuje KSEBridge dla firmy z wieloma stanowiskami?
Ceny abonamentów KSEBridge zaczynają się od 19 zł netto za 30 dni w planie MINI.
Koszt abonamentu zależy od wybranego pakietu oraz limitu faktur wysyłanych do środowiska produkcyjnego KSeF.
Samo dodanie kolejnego stanowiska nie powoduje naliczenia osobnej opłaty licencyjnej.
Pobieranie faktur zakupowych z KSeF nie pomniejsza limitu dokumentów wysyłanych.
Sprawdź aktualny cennik KSEBridge
Najczęściej zadawane pytania
Czy każdy pracownik może zobaczyć wszystkie faktury w KSeF?
Nie automatycznie. Dostęp do KSeF wymaga odpowiednich uprawnień. Ich zakres zależy od konfiguracji wykonanej przez uprawniony podmiot.
KSEBridge umożliwia dodatkowo ograniczanie widoczności dokumentów na stanowiskach korzystających z aplikacji.
Czy można ograniczyć pracownikowi dostęp do konkretnych dostawców?
Tak. KSEBridge umożliwia określenie dozwolonych lub zablokowanych numerów NIP dostawców dla faktur zakupowych.
Czy nowe stanowisko od razu zobaczy faktury firmy?
Nie. Nowe stanowisko wymaga zatwierdzenia oraz odpowiedniej konfiguracji uprawnień.
Czy KSEBridge działa na kilku komputerach?
Tak. Aplikacja może być używana na wielu zatwierdzonych stanowiskach w ramach abonamentu firmy.
Ile kosztuje dodatkowe stanowisko KSEBridge?
Nie ma dodatkowej opłaty za kolejne stanowisko komputerowe. Liczba stanowisk nie jest podstawą naliczania osobnych abonamentów w ramach tej samej firmy.
Czy mogę wyłączyć pracownikowi dostęp do faktur zakupowych?
Tak. W ustawieniach uprawnień stanowiska można ograniczyć dostęp do odpowiedniego modułu aplikacji.
Czy można korzystać z KSEBridge bez systemu ERP?
Tak. Wbudowany formularz pozwala samodzielnie przygotowywać i wystawiać faktury przez KSeF.
Czy KSEBridge przechowuje faktury w chmurze?
Baza dokumentów aplikacji jest przechowywana lokalnie w środowisku użytkownika. KSeF pozostaje odrębnym, centralnym systemem Ministerstwa Finansów.
KSEBridge. Więcej kontroli, bez dodatkowych kosztów stanowisk
Nie udostępniaj każdemu pracownikowi całej dokumentacji finansowej tylko dlatego, że korzysta z KSeF.
Dzięki KSEBridge możesz organizować dostęp według stanowisk, kontrolować widoczność faktur zakupowych według NIP oraz korzystać z aplikacji na wielu komputerach.
Jedna firma. Jeden abonament. Wiele stanowisk. Uprawnienia pod Twoją kontrolą.
Poznaj możliwości aplikacji: KSEBridge, program do obsługi KSeF .
Sprawdź również szczegółowy poradnik: Jak ograniczyć pracownikom dostęp do faktur w KSeF?
Wypróbuj KSEBridge przez 30 dni bez opłat i przekonaj się, jak wygodnie zarządzać fakturami w swojej firmie.