KSeF zmienia nie tylko sposób wysyłania i odbierania faktur. W wielu firmach pojawia się znacznie bardziej praktyczne pytanie: kto właściwie powinien mieć dostęp do poszczególnych faktur?
Pracownik działu zakupów może potrzebować faktur od dostawców materiałów. Magazyn może potrzebować dokumentów związanych z konkretnymi kontrahentami. Księgowość powinna mieć znacznie szerszy dostęp. Właściciel firmy może natomiast potrzebować pełnego obrazu wszystkich dokumentów.
Problem pojawia się wtedy, gdy wszyscy użytkownicy korzystający z firmowego systemu widzą dokładnie ten sam zestaw faktur.
KSeF a dostęp pracowników do faktur
KSeF posiada własny system uprawnień. Można nadać użytkownikowi między innymi prawo do wystawiania albo przeglądania faktur.
W praktyce w większej firmie to często dopiero pierwszy poziom kontroli.
Firma może chcieć zdecydować nie tylko, czy pracownik może korzystać z faktur zakupowych, ale również które faktury może zobaczyć na konkretnym stanowisku pracy.
Przykład jest prosty. Pracownik odpowiedzialny za zakupy techniczne może potrzebować dostępu do faktur od kilkunastu dostawców. Nie ma jednak żadnego powodu, aby miał dostęp do faktur kancelarii prawnej, usług doradczych, samochodów zarządu czy innych dokumentów niezwiązanych z jego pracą.
Uprawnienia stanowisk w KSEBridge
KSEBridge rozwiązuje ten problem na poziomie aplikacji używanej w firmie.
Każde stanowisko jest identyfikowane oddzielnie. Znaczenie ma zarówno instalacja KSEBridge, jak i konto Windows, na którym pracuje użytkownik.
Nowe stanowisko nie otrzymuje automatycznie dostępu do danych. Najpierw musi zostać zatwierdzone przez właściciela firmy.
Dzięki temu samo zainstalowanie programu na kolejnym komputerze nie powoduje automatycznego udostępnienia firmowych faktur.
Możesz zdecydować, co pracownik zobaczy
Właściciel firmy zarządza dostępem do poszczególnych obszarów KSEBridge.
- może udostępnić faktury własne
- może udostępnić faktury zakupowe
- może ograniczyć dostęp do określonych funkcji programu
- może kontrolować dostęp osobno dla każdego stanowiska
Jeżeli użytkownik nie posiada odpowiedniego uprawnienia, dany obszar aplikacji pozostaje niedostępny.
To szczególnie ważne w firmach, w których z KSeF korzysta kilka albo kilkanaście osób wykonujących zupełnie różne zadania.
Filtrowanie faktur zakupowych według NIP dostawcy
Jeszcze większą kontrolę daje filtrowanie faktur zakupowych według NIP dostawcy.
KSEBridge pozwala określić, od których kontrahentów pracownik może widzieć dokumenty.
Można wykorzystać model, w którym pracownik ma dostęp do wszystkich dostawców poza wskazanymi wyjątkami albo odwrotnie, otrzymuje dostęp wyłącznie do określonej grupy dostawców.
Dzięki temu pracownik może wykonywać swoją codzienną pracę bez otrzymywania dostępu do całej dokumentacji finansowej przedsiębiorstwa.
Przykład zastosowania
Załóżmy, że firma posiada dział zakupów, magazyn, księgowość oraz administrację.
Magazyn może otrzymać dostęp wyłącznie do faktur dostawców logistycznych i materiałowych. Zakupy mogą widzieć szerszą grupę dostawców. Księgowość może mieć dostęp do wszystkich faktur zakupowych, a właściciel firmy do całej dokumentacji.
Każda osoba korzysta nadal z tego samego systemu KSeF, ale KSEBridge kontroluje sposób prezentowania danych na poszczególnych stanowiskach.
Zmiana komputera oznacza nowe stanowisko
Jeżeli pracownik zacznie korzystać z KSEBridge na innym komputerze, nowe stanowisko wymaga osobnego zatwierdzenia.
To ważny element bezpieczeństwa. Uprawnienie nie powinno oznaczać automatycznego dostępu z dowolnego komputera, na którym ktoś uruchomi aplikację.
Co dzieje się po odebraniu uprawnień?
Ograniczenie dostępu nie powinno dotyczyć wyłącznie tego, co pracownik widzi na ekranie.
KSEBridge uwzględnia uprawnienia również podczas pobierania dokumentów. Jeżeli stanowisko nie posiada dostępu do określonych faktur zakupowych, aplikacja nie powinna pobierać związanych z nimi dokumentów do katalogów zarządzanych przez KSEBridge.
Po odebraniu dostępu aplikacja może również usunąć takie dokumenty ze swoich własnych katalogów.
KSeF dla firmy nie musi oznaczać dostępu do wszystkiego
Wdrożenie KSeF nie powinno prowadzić do sytuacji, w której każda osoba pracująca z fakturami uzyskuje dostęp do całej dokumentacji przedsiębiorstwa.
Dobrze zaprojektowany system powinien realizować zasadę: pracownik widzi tylko te informacje, których potrzebuje do swojej pracy.
Właśnie w tym kierunku rozwijany jest KSEBridge.
Łączy firmę z KSeF, automatyzuje obsługę dokumentów, a jednocześnie pozwala właścicielowi zachować kontrolę nad tym, kto i na jakim stanowisku może zobaczyć określone dane.
Chcesz korzystać z KSeF bez udostępniania każdemu pracownikowi całej dokumentacji?
Sprawdź możliwości KSEBridge i zobacz, jak może wyglądać bezpieczny dostęp do KSeF w Twojej firmie.