Korekta faktury w KSeF rządzi się swoimi zasadami — nie możesz po prostu "edytować" dokumentu zarejestrowanego w systemie. Każda zmiana wymaga wystawienia odrębnej faktury korygującej, która trafia do KSeF jako nowy dokument powiązany z oryginałem. Poniżej znajdziesz kompletny poradnik.
Czym jest korekta faktury w KSeF?
Faktura korygująca w KSeF to osobny dokument XML w formacie FA(3) typu KOR (korekta) lub KOR_ZAL (korekta zaliczki). Zawiera ona odniesienie do numeru KSeF faktury pierwotnej, co pozwala systemowi powiązać dokumenty i śledzić historię korekty. Faktura korygująca jest traktowana jako pełnoprawny dokument w KSeF — ma własny numer KSeF nadany przez Ministerstwo Finansów.
Kiedy wystawiamy korektę faktury?
Korektę należy wystawić w przypadku:
- błędu w danych nabywcy lub sprzedawcy (NIP, nazwa, adres),
- błędnej stawki VAT lub kwoty,
- zmiany ilości lub ceny sprzedanego towaru/usługi,
- zwrotu towaru lub rezygnacji z usługi,
- udzielenia rabatu po wystawieniu faktury,
- anulowania całej transakcji (korekta do zera).
Rodzaje korekt w KSeF FA(3)
Schemat FA(3) przewiduje następujące typy dokumentów korygujących:
- KOR — standardowa faktura korygująca (częściowa lub całkowita zmiana wartości).
- KOR_ZAL — korekta faktury zaliczkowej.
- KOR_ROZ — korekta faktury rozliczeniowej.
Korekta może być in minus (zmniejszenie wartości, np. rabat, zwrot) lub in plus (zwiększenie wartości, np. błąd zaniżonej ceny). Obie wymagają wysyłki do KSeF.
Jak wysłać korektę faktury do KSeF krok po kroku
- Wystawienie dokumentu KOR — w swoim systemie ERP lub w KSEBridge (zakładka "Wystaw fakturę") przygotuj fakturę korygującą z typem KOR, wskazując numer faktury pierwotnej i numer KSeF oryginału.
- Walidacja XML — KSEBridge automatycznie sprawdza poprawność dokumentu względem schematu FA(3) przed wysyłką. Błędy są wyświetlane z dokładną lokalizacją (XPath).
- Wysyłka do KSeF — po walidacji dokument trafia do kolejki wysyłki i jest przesyłany do Ministerstwa Finansów.
- Numer KSeF korekty — po przyjęciu przez KSeF dokument otrzymuje własny numer KSeF, widoczny w zakładce "Faktury wysyłane".
- Informacja dla nabywcy — nabywca widzi korektę w swoim KSeF automatycznie (jeśli ma dostęp do systemu).
Korekta do zera – co to jest i kiedy stosować?
Korekta do zera to szczególny rodzaj korekty, który zeruje całą wartość faktury pierwotnej — czyli w praktyce anuluje transakcję. Stosuje się ją gdy:
- faktura pierwotna została wystawiona przez pomyłkę (błędny kontrahent, transakcja nie miała miejsca),
- chcesz wycofać fakturę i wystawić nową z poprawionymi danymi.
W KSEBridge korekta do zera jest dostępna bezpośrednio z zakładki "Moje faktury z KSeF". Wystarczy zaznaczyć dokładnie jedną fakturę (która nie jest korektą i nie została jeszcze skorygowana) i kliknąć przycisk "Korekta do zera". System automatycznie generuje dokument KOR zerujący wszystkie pozycje, który trafia do zakładki "Faktury wysyłane" w celu zatwierdzenia i wysyłki.
Jak KSEBridge obsługuje korekty?
KSEBridge obsługuje korekty na dwa sposoby:
- Import pliku KOR — jeśli Twój system ERP generuje plik XML z korektą, KSEBridge odbierze go z folderu, zwaliduje i wyśle do KSeF.
- Korekta do zera z poziomu aplikacji — bezpośrednio z zakładki "Moje faktury z KSeF" jednym kliknięciem.
Po wysyłce korekty w kolumnie "Skorygowana" (zakładka "Moje faktury z KSeF") pojawia się numer KSeF dokumentu korygującego (czerwony tekst), co umożliwia szybkie śledzenie historii zmian faktury.
Najczęstsze błędy przy wysyłaniu korekty
- Brak numeru KSeF faktury pierwotnej w dokumencie KOR — KSeF odrzuci korektę bez powiązania z oryginałem.
- Próba wysyłki korekty do faktury, która jeszcze nie ma numeru KSeF — należy poczekać na nadanie numeru oryginałowi.
- Błędne daty — data wystawienia korekty nie może być wcześniejsza niż data oryginału.
FAQ
Czy korektę faktury w KSeF musi zaakceptować nabywca?
W KSeF 2.0 nabywca nie musi aktywnie akceptować korekty — dokument jest automatycznie dostępny w jego KSeF. Jednak dla celów rozliczeń VAT nadal obowiązują przepisy ustawy o VAT dotyczące momentu rozliczenia korekty in minus.
Czy mogę anulować fakturę w KSeF?
Nie ma opcji "anulowania" — jedynym sposobem jest wystawienie korekty do zera (KOR zerujący wszystkie pozycje).
Ile czasu mam na wystawienie korekty?
Przepisy nie określają sztywnego terminu dla korekty in plus. Korekta in minus powinna być wystawiona niezwłocznie po stwierdzeniu podstawy do korekty.