Dokumenty w kilku miejscach
Ręczne przenoszenie danych między programami wydłuża obsługę faktur i utrudnia pracę zespołu.
Dla firm, które chcą zachować swój ERP
Nie wymieniaj ERP.
Nie wymieniaj ERP.
Sprawdź integrację z KSeF.
Zachowaj działający ERP, magazyn i B2B. Sprawdź, jak obsługiwać KSeF przez KSEBridge na podstawie eksportu faktur.
Formularz kontaktowy lub e-mail — zacznij od nazwy swojego ERP.
Twój obecny ekosystemSchemat
ERPFaktury i dane
MagazynObieg dokumentów
B2BSprzedaż firmowa
ZamówieniaIstniejące procesy
KSEBridge
Eksport dokumentów → obsługa KSeF
KSeFSystem e-Faktur
Schemat koncepcyjny. Format danych i sposób połączenia potwierdzamy dla konkretnego systemu.
Zachowaj procesyERP, magazyn i zamówienia jako punkt wyjścia.
Ogranicz ręczną pracęSprawdź możliwości automatyzacji dokumentów.
Pracuj lokalnieAplikacja desktopowa i lokalne przechowywanie danych.
Problem
ERP obsługuje firmę. KSeF dokłada kolejny etap.
Kiedy faktury trzeba przenosić do kolejnego narzędzia, zespół powtarza pracę wykonaną już w ERP. Przy większej liczbie dokumentów trudno utrzymać sprawny obieg.
Powiązane procesy
Faktura wynika z zamówienia, dostawy lub sprzedaży B2B. Warto zachować te zależności przy planowaniu integracji.
Więcej pracy przy większej skali
Przy rosnącej liczbie dokumentów ręczny eksport i wysyłka mogą stać się wąskim gardłem.
Ryzyko wymiany ERP
Zmiana całego systemu to więcej niż nowa licencja.
Migracja danych, szkolenie pracowników i odtworzenie integracji mogą objąć wiele działów. Zanim podejmiesz tę decyzję, sprawdź możliwość rozbudowania obecnego obiegu dokumentów.
- Przeniesienie kartotek i historii pracy.
- Ponowne dopasowanie procesów magazynowych i B2B.
- Testy połączeń z systemami zamówień.
- Czas zespołu potrzebny na zmianę narzędzi.
Rozwiązanie KSEBridge
Wykorzystaj eksport z ERP do obsługi KSeF.
KSEBridge obsługuje KSeF jako aplikacja desktopowa. Integrację zaczynamy od plików faktur eksportowanych przez Twój ERP.
Sprawdzamy XML, PDF lub CSV: dostępne dane, mapowanie pól i sposób przekazywania plików. Na tej podstawie określamy wykonalność i zakres prac.
Gdy eksport i konfiguracja na to pozwalają, monitorowany katalog umożliwia automatyczny import dokumentów do KSEBridge.
Sprawdź możliwości integracji
Korzyści
Integracja dopasowana do pracy firmy.
Celem jest prostsza obsługa dokumentów, przy zachowaniu wartości obecnego systemu.
Znane środowisko pracy
Pracownicy nadal przygotowują faktury w znanym ERP; plan połączenia opiera się na jego eksporcie.
Mniej ręcznych czynności
Automatyczny import plików może ograniczyć powtarzalną pracę przy dokumentach przygotowanych do obsługi.
Dane przechowywane lokalnie
Aplikacja działa na komputerze. Lokalne przechowywanie dokumentów jest częścią modelu pracy KSEBridge.
Uwzględnienie magazynu
Analiza obejmuje miejsce faktury w procesie wydań i dostaw, aby ustalić właściwy punkt przekazania danych.
Kontekst B2B i zamówień
Ustalamy, kiedy w Twoim procesie powstaje faktura i skąd pobierane są dane potrzebne do jej obsługi.
Jasny zakres wdrożenia
Przed rozpoczęciem prac poznajesz wymagania dotyczące eksportu i uzgodniony zakres konfiguracji.
Proces wdrożenia
Od Twojego procesu do planu integracji.
- 01
Rozmowa o systemie
Opisujesz ERP, magazyn, B2B i sposób powstawania faktur.
- 02
Analiza eksportu
Uzgadniamy próbki dokumentów, sprawdzamy strukturę danych i wymagane mapowanie.
- 03
Ustalenie zakresu
Potwierdzamy możliwości, potrzebne prace, warunki i plan konfiguracji.
- 04
Testy i uruchomienie
W uzgodnionym zakresie weryfikujemy obieg dokumentów przed rozpoczęciem pracy.
Zobacz ideę integracji
Film koncepcyjny ilustruje połączenie systemów i dokumentów. O możliwościach dla Twojego ERP porozmawiajmy na prezentacji.
Bezpieczeństwo i odpowiedzialność
Lokalna praca. Świadoma konfiguracja.
KSEBridge przechowuje dane dokumentów lokalnie na komputerze. Obsługa KSeF wymaga komunikacji z systemem Ministerstwa Finansów — lokalne przechowywanie nie oznacza pracy całkowicie offline.
Miejsce przechowywania
Przy wdrożeniu ustalmy komputer i katalogi wykorzystywane do pracy z dokumentami.
Dostęp i uprawnienia
Konfiguracja powinna uwzględniać osoby odpowiedzialne za obsługę oraz wymagane uprawnienia KSeF.
Kopie i ciągłość pracy
Lokalne dane wymagają właściwej ochrony komputera i organizacji kopii zapasowych po stronie firmy.
FAQ
Przed pierwszą rozmową.
Czy muszę wymienić ERP, żeby obsługiwać KSeF?
Warto najpierw sprawdzić możliwości obecnego systemu. Jeżeli udostępnia odpowiedni eksport dokumentów, może być punktem wyjścia do integracji. Wykonalność potwierdzamy po analizie.
Czy KSEBridge współpracuje z moim ERP?
Potrzebujemy nazwy i wersji programu, opisu procesu oraz informacji o eksporcie. Sama nazwa systemu nie wystarcza do potwierdzenia zgodności konkretnej konfiguracji.
Co z magazynem, B2B i zamówieniami?
Uwzględniamy je jako kontekst powstawania faktur. Nie oznacza to automatycznie synchronizacji stanów magazynowych ani zarządzania zamówieniami przez KSEBridge. Zakres dotyczy uzgodnionego obiegu dokumentów.
Czy można zautomatyzować obsługę plików?
KSEBridge umożliwia automatyczny import z monitorowanego katalogu. Możliwość zastosowania tego mechanizmu w Twojej firmie zależy od eksportu, formatu dokumentów i konfiguracji.
Czy każdy PDF lub CSV jest gotowy do wysłania do KSeF?
Nie należy tego zakładać. Potrzebna jest ocena danych, ich struktury i wymaganego mapowania. Przed wdrożeniem potwierdzamy sposób obsługi konkretnego eksportu.
Gdzie przechowywane są dane?
KSEBridge działa jako aplikacja desktopowa i przechowuje dokumenty lokalnie. Komunikacja z KSeF pozostaje niezbędna do obsługi e-faktur. Firma powinna zadbać o ochronę komputera i kopie danych.
Ile trwa i kosztuje wdrożenie?
Zależy to od jakości eksportu, wymaganych prac i zakresu integracji. Warunki oraz harmonogram ustalamy po analizie. Nie deklarujemy jednego terminu dla wszystkich systemów.
Co przygotować do pierwszego kontaktu?
Nazwę i wersję ERP, dostępne formaty eksportu, orientacyjną liczbę faktur oraz krótki opis procesu. Próbki dokumentów i sposób ich przekazania uzgodnimy w rozmowie; na początek wystarczy opis.
Porozmawiajmy o Twoim ERPZanim wymienisz system,
Zanim wymienisz system,
sprawdź możliwości integracji.
Napisz, z jakiego ERP korzystasz i jak powstają faktury. To dobry początek rozmowy o połączeniu z KSeF.
Wyślij zapytanie poniżej. „Zapytaj o prezentację” otwiera program pocztowy. Możesz też napisać na kontakt@ksebridge.pl.